Специалист по документообороту и учету товарно-материальных ценностей 1 категории

Обязанности:

• 20 % рабочего времени заниматься доставкой корреспонденции, остальное время документооборотом и учетом на участке
• Осуществлять распределение и доставку корреспонденции по структурным подразделениям Общества
• Осуществлять подготовку и передачу (доставку) заказной корреспонденции в соответствующие почтовые отделения, в том числе составлять сопровождающие реестры заказной корреспонденции. Контролировать своевременное получение документов для оплаты услуг почтамта
• Осуществлять контроль доставки заказной корреспонденции по указанным адресатам, осуществлять контроль доставки корреспонденции, направленной посредством использования услуг «Экспресс - почты», осуществлять выемку корреспонденции из абонентского ящика, принадлежащего Обществу
• Осуществлять доставку деловых бумаг, пакетов, писем, книг и т.п. по назначению и указанию руководителей и сотрудников Общества, а также получение их и доставку от других организаций
• Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, путем регистрации информации в журнале учета входящей исходящей/корреспонденции, а также путем ежедневного предоставления сводной информации полученной и отправленной корреспонденции секретарю-референту
• Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль прохождения и исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документальной информации, в том числе выдавать необходимую справочную информацию заинтересованным сотрудникам Общества о доставке заказной корреспонденции
• Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности Общества (телефон, факс и т. п.)
• Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив
• Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации
• Выполнять машинописные и копировально-множительные работы, работы по сканированию документов
• Оказывать методическую и практическую помощь работникам подразделений участка по вопросам документооборота и оформления документов, а также по вопросам входящим в его компетенцию
• Выполнять разовые поручения, а также осуществлять подготовку необходимых документов по указанию руководства участка
• Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение
• Вести табель учета рабочего времени на участке
• Производить выдачу материальных ценностей со склада
• Своевременно собирать счета, счета фактуры и акты выполненных работ по хозяйственным договорам участка
• Выполнять качественно и в запланированный срок все работы, возложенные на него настоящей инструкцией

Требования:

• Среднее профессиональное образование
• Специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 1-го года, или высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работу

Мы предлагаем:

Стабильность:

- оформление по ТК РФ

- своевременная зарплата

Развитие:

- корпоративное обучение и повышение квалификации

Комфорт:

- режим гибкого рабочего времени (выбирай время начала трудового дня)

- современный и стильный офис

- уютная кофейня, мягкие диванчики и коворкинг

- корпоративная сотовая связь

Заботу о здоровье:

- ДМС для сотрудников (без стоматологии)

- Дополнительное посещение спортивных секций

Приятные бонусы:

- организация летнего отдыха для детей сотрудников

- топливная карта «Газпром» со скидкой 10% для владельцев авто

- уникальная карта лояльности PASS (скидки более чем у 255 партнеров: магазины, кафе, аптеки, развлекательные площадки и многое другое)

- детские подарки на Новый год, День знаний